Trainings.uaАмплуа

Динамично развивающиеся компании нередко сталкиваются с необходимостью постоянного пополнения новыми кадрами. Самыми активными и целеустремленными, как правило, бывают молодые специалисты, только окончившие вузы, или даже студенты последних курсов. Помочь грамотно ввести в курс дела неопытного, но инициативного и творческого, молодого специалиста может хорошая программа стажировки.

С нуля
Если в вашей компании нет устоявшихся правил проведения стажировок, то каждая такая программа организовывается фактически «с нуля». Для того, чтобы от нее можно было добиться необходимого результата, стоит честно и комплексно ответить на несколько вопросов.

1. Зачем вашей компании нужно проводить стажировку? Многие тренды в работе с персоналом быстро становятся популярными, но не всегда они эффективны. Стоит планировать программы стажировок, исходя из потребностей бизнеса. Например:

• Подготовка кадрового резерва: развитие компании проходит стремительно (открываются новые филиалы, вводятся новые продукты в производство), многие сотрудники продвигаются по карьерной лестнице, на их место нужно подготовить замену.
• Точечное закрытие вакансий: развитие отдельных департаментов в компании требует дополнительной рабочей силы.
• Острая сезонная необходимость в кадрах: в период отпусков, сезонного ажиотажа на продукцию неквалифицированные кадры помогут справиться с возросшей нагрузкой на непродолжительное время.
• В зависимости от ваших целей будут различные акценты в дальнейшей подготовке и реализации программы.

2. Кто и кого хочет видеть у себя в департаменте в качестве стажера? Как найти нужные кадры? Определив цели программы стажировки, вам стоит провести откровенный разговор с руководителями тех подразделений компании, которым требуются стажеры. Составьте примерный функционал для будущих сотрудников и соответственно оговорите качества людей, которые должны будут его выполнять.
Например, критерии отбора могут охватывать такие составляющие , как потенциал, мотивацию, управляемость.

Далее для поиска необходимых кандидатов можно использовать различные стандартные методы, такие как ярмарки вакансий, презентации в вузах, конкурсы на позиции стажеров в компании. Не стесняйтесь использовать и более креативные подходы – ролевые игры, онлайн регистрации со специальными заданиями, молодежные проекты. Привлекайте к организации стажировок студенческие активы. Информационная кампания в университетских газетах, центрах трудоустройства могут дать хороший результат. Самые же яркие звезды обычно проявляют себя в различных студенческих организациях – быть в курсе этих проектов чаще всего можно через спонсорство этих программ.

Для компании Данон Украина, интересны выпускники и студенты старших курсов ведущих ВУЗов Украины. Особое внимание компании сосредоточено на аграрных вузах Одессы, Николаева, Харькова и Киева. Представители отдела персонала и руководители компании проводят презентации в ВУЗах, рассказывая о компании, о направлениях деятельности, и предлагают заинтересовавшимся студентам заполнить анкеты. В последнее время возрос интерес студентов к работе не только в центральном офисе компании, но и на заводе в Херсоне. Отбирают кандидатов сначала по анкетам. Внимание уделяют наличию опыта работы. Если такового нет, интересно насколько студенты были социально активны в течении пяти лет обучения. Для компании Данон интересны люди, которые участвовали в различных студенческих программах, молодежных проектах, поскольку амбициозный и активный ритм – это основа жизни в Данон. Следующим этапом отбора является ассессмент центр, в ходе которого проверяют уровень презентационных, коммуникационных навыков и наличие внутренних общеданоновских компетенций. Ассессмент включает:
1. Тестирование
2. Собеседование
3. Презентации кандидатов
4. Кейсы

Для компании Лореаль Украина (L'Oreal Украина) сотрудничество с университетами (студентами и выпускниками) является одним из стратегических направлений кадровой политики. Помимо участия в форумах, проведения презентаций, case-study и гостевых лекций, компания успешно «запустила» две международные и две локальные программы: виртуальную бизнес-игру E-Strat Challenge (стратегическое планирование) и Brandstorm (креативную игру для студентов - будущих бренд-менеджеров), а также программу летних стажировок и программу развития молодых специалистов. По набранным баллам в этих играх происходит отбор стажеров. Следующим этапом отбора также является ассессмент, который включает снова решение кейсов, плюс - финальное интервью.

Чтобы донести информацию о программах набора молодых специалистов в компанию «Эрнст энд Янг», представители компании участвуют в ярмарках вакансий профильных ВУЗов, проводят лекции в Университетах, которые дополняют учебную программу ВУЗа по согласованию с преподавательским составом, поддерживают различные студенческие инициативы, а также приглашают студентов на Дни открытых дверей в офисы компании. Также активно используются различные интернет ресурсы и социальные сети, где на страничке «Эрнст энд Янг» размещают последние новости компании, которые могут быть интересны студентам, отвечают на их вопросы, а иногда устраивают он-лайн общение с руководством компании, чтобы студенты услышали из первых уст о карьерных возможностях компании. Используют и внутренние ресурсы компании: в «Эрнст энд Янг» существует программа рекомендаций, в рамках которой сотрудники могут рекомендовать кандидатов из круга своих друзей, знакомых, сокурсников, отвечающих требованиям той или иной должности.

3. Какая должна быть программа стажировки? Совместно с руководителем каждого направления стажировки обязательно нужно прописать отдельный план развития стажера и департамента в процессе программы. В данном документе должны быть как теоретические данные, так и практические рекомендации, отвечающие на вопросы:

• Чему должен научиться стажер? Отрабатываемые вопросы.
• Что для этого он должен выполнить? Лучше отвечать на этот вопрос в форме детального ежедневного плана. План стажировки разрабатывается стажером совместно с руководителем стажировки и утверждается руководителем структурного подразделения (предприятия). В тех случаях, когда стажер проходит стажировку в нескольких подразделениях, разрабатывается график прохождения стажировки, который согласовывается с Департаментом по работе с персоналом и руководителями соответствующих структурных подразделений
• Какие понадобятся ресурсы (и человеческие, и материальные, и временные)? Бюджет на программу стажировки должен быть утвержден руководством подразделения или руководителем отдела персонала, в зависимости от того за каким отделом закреплена эта статья расходов.
• Как оценивается успешность стажера – стандартная ли это система оценки персонала для данной компании или это оценка ROE. Пригодятся инструменты оценки эффективности обучающих программ.

В компании Лореаль стажировки чаще проходят в отделе маркетинга и финансов, так как это достаточно сложные сферы. В коммерческий отдел компании склонны брать звездочек-студентов сразу на стартовые позиции. Обратную связь стажером предоставляют руководители в ежедневном формате. А также происходит 2 интервью со стороны HR-департамента (середина и конец – специальные оценочные формы). В основном стажировки рассчитаны на 12 месяцев, но бывают случаи, когда через 6 месяцев успешных ребят зачисляют в штат компании.

4. Как должна быть реализована программа? Создайте положение о прохождении стажировки. Поставьте контрольные точки для оценки программы стажировки на нескольких этапах ее реализации. Это даст вам возможность вносить изменения и корректировать курс в нужном направлении. По окончании стажировки стажер готовит отчет о выполнении плана стажировки, а его руководитель представляет в Департамент по работе с персоналом отчет о стажировке, утвержденный руководителем структурного подразделения. При прохождении стажировки в нескольких подразделения отчеты представляются от каждого структурного подразделения.

5. Что ждет компанию и стажера по окончанию программы? При соответствии стажера требованиям действующего положения принимается решение:

• о предоставлении дальнейшей возможности стажироваться в каникулярный период и в период преддипломной практики;
• о зачислении в список кадрового резерва;
• о трудоустройстве в компании.

Вы всегда можете прописать свою модель взаимодействия со стажерами на будущее, исходя из потребностей вашей компании.

Компания Данон Украина с подходящими кандидатами для стажировки подписывает краткосрочный договор на 3-6 месяцев. Для каждого стажера создается конкретная программа, рассчитанная на этот период времени. В программе подробно расписаны основные задачи, те показатели эффективности, по которым будет оцениваться уровень выполнения этих задач, указываются возможности и дальнейшие перспективы. У стажера есть возможность использовать целый набор развивающих инструментов: внешние и внутренние тренинги, наставничество, on-job-training, кросс-функциональную ротацию.По результатам стажировки оценивается уровень достижения поставленных целей и учитывается обратная связь от руководителя. 70% стажеров продолжает работу в Данон.

В оценке эффективности программы набора молодых специалистов компания «Эрнст энд Янг» смотрит на количество резюме, отвечающих критериям вакансии, которые получает от претендентов в рамках программы, рейтинги работодателей, которые проводят различные компании среди студентов, коэффициент отклонения фактических затрат на рекрутинг от запланированных, а также скорость закрытия вакансии. Специалисты компании также отмечают, что важным показателем эффективности программы является удельный вес сотрудников, пришедших по программе и не прошедших испытательный срок, качество работы вновь принятых сотрудников, соблюдение ими корпоративных правил и норм поведения, а также обратная связь от клиентов при работе с сотрудниками.

Коммуникации
Нужно постоянно находиться на связи с руководителями стажеров. Опытный руководитель может многому научить студента одним только своим поведением. Бывает и такое, что стажировка является обучением и руководителя, и подчиненного. Многим молодым специалистам требуется время, чтобы вникнуть в бизнес-процесс и часто руководители сводят стажировку к ручному управлению с целью выполнения определенных задач. Это неплохо, если суть стажировки и заключается в выполнении работы, на которую не хватает рук полноправных сотрудников компании. Если же речь идет о воспитании кадрового резерва, следует обратить пристальное внимание на подготовку самого специалиста в ходе его стажировки. В данном случае руководитель становиться наставником и учителем, который должен понимать всю ответственность, которая ложиться на его плечи. Удобный формат коммуникации – ежедневные или еженедельные встречи с руководителями стажеров. При чем эти встречи могут носить как формальный, так и свободный характер. Отчеты по форме – это удобно, но не всегда достоверно. Если нет возможности организовывать встреч, можно ограничиться телефонным звонком или онлайн коммуникациями.

Не стоит забывать про коммуникацию с самими стажерами в качестве оценки работы их руководителей. В период стажировки редко появляются конфликты между менеджерами и их подчиненными, но возможность таковых стоит заметить на самом раннем этапе.

Оценка молодых специалистов
Мы уже говорили о методах подбора стажеров. Каждый из них подходит для конкретной цели. Точно такая же ситуация и с самими характеристиками стажеров. В вашей компании, наверняка, есть должностные инструкции и модели идеальных портретов сотрудников для выполнения соответствующего функционала. У молодого, и тем боле неопытного, специалиста вы, вряд ли, отыщите все необходимые компетенции – стоит обратить внимание на потенциал их развития. Оценка потенциала очень важная составляющая при выборе молодого специалиста, она должна включать в себя оценку компетентности, интеллекта и качеств личности.

Компетентность (базовые навыки, умения и знания):

• наличие знаний по всем основным дисциплинам, победы в конкурсах студенческих работ, склонности к самостоятельной научной работе;
• уверенное владение компьютером или другой техникой;
• высокий уровень общей культуры – этичность, качество речи.

Интеллект, психические процессы:

• высокий интеллектуальный уровень, гибкость и оригинальность мышления, аналитический склад ума;
• устойчивость нервной системы – выраженная эмоционально-психологическая зрелость;
• качество психических процессов – высокий уровень памяти, легкость переключения внимания, восприятия.

Качества личности:

• высокий уровень работоспособности; умение сохранять работоспособность в условиях меняющихся задач;
• способность сохранять работоспособность в условиях монотонии или быстрой смены задач длительное время;
• социальная смелость, обладание выраженными лидерскими качествами.

В начале июня 2010 года компания Амплуа провела оценку потенциала участников проекта Career Start от международной молодежной организации AIESEC. Специализированное тестирование Amplua Assesment Programme (AAP) показало, что одними из доминирующих качеств, проявившихся среди респондентов, являются стремление влиять на других, желание работать в команде и потребность в конкурентной среде. Но представители компаний обязательно должны смотреть как эти важные для молодых специалистов качества корелируются с проявлением инициативности и ответственности. Ведь желание конкурировать, без должной ответственности и уверенности в своих силах – всего лишь голые амбиции.

Развитие
Работая над развитием необходимых компетенций у стажеров можно использовать различные методы обучения. По данным бенчмаркинга корпоративных систем обучения персонала в Украине и России Trainings INDEX, в 2009-2010 году наблюдается резкий рост использования неаудиторных методов обучения, таких как action learning, обучение на рабочем месте, коучинг и т. д. Большинство методов, из вышеприведенных, относительно бюджетные. По крайней мере, точно дешевле аудиторных методов. Также наблюдается рост использования смешанного обучения, и активные эксперименты с новыми формами обучения. Незаменимыми в процессе стажировки остаются shadowing, менторинг, наставничество, обучение действием и каскадное обучение.

Интересные возможности представляет для будущих сотрудников компания «PricewaterhouseCoopers» (PwC) в отношении работы с молодыми специалистами – очень много интерактива:

• регулярно проводят очные встречи со студентами и молодыми специалистами, которые хотят прийти в компанию как стажеры
• проводят вебинары для этих людей
• предлагают им разные программы:

- insight day – это то, с чего начинают многие.
- Предлагают shadowing - Провести день в любом офисе PwC как «тень»
- HEADstart programme 
- Flying Start Degree programme
- Интерактивная программа для стажеров
- Интервью со стажерами на сайте

Приятные и не очень неожиданности
Неприятный опыт помог компании Данон усовершенствовать программу стажировок. Департамент HR работал с перспективным и очень хорошим по всем критериям стажером. А тот утаил информацию о том, что подавая документы на программу стажировки, подавал документы еще в 3 грандовых проекта на обучение за рубежом. Человек не подумал ни о своей репутации, ни о тех людях, которые с ним работали. Теперь специалисты компании стараемся узнавать краткосрочные и долгосрочные планы кандидатов. Обидно, когда оказываются потерянными 3 месяца хорошей работы.

Приятно удивляет очевидное желание присоединиться к компании «Эрнст энд Янг», которое наблюдают специалисты компании у многих претендентов. Тесты достаточно сложные, требующие фундаментальных теоретических знаний и дополнительной подготовки. Многие ребята раз попробовав свои силы и не получив положительного результата, приходят в компанию и на следующий год. Их прогресс очевиден, и бывает так, что кандидат может попасть в компанию и со 2й, а иногда и с 3й попытки.

Пройдя этап «первый раз в первый класс», и получив ценный опыт в организации стажировок, не забудьте проанализировать весь процесс и его результаты. Попробуйте сравнить свои успехи с аналогичными программами на рынке. Хороший бенчмаркинг даст вам возможность сделать несколько шагов вперед в ваших будущих проектах. А также выйти на уровень таких стажировок, которых ждут с нетерпением.

Статья вышла в журнале "Праця і закон" на украинском языке. Оригинал смотрите здесь: